¿Te has preguntado alguna vez cuáles son las buenas prácticas que realizan los grandes CEOs para obtener reuniones eficientes? Nos hemos reunido con Elon Musk, Jeff Bezos, Richard Branson, Mark Zuckerberg y con Steve Jobs…. ¡Casi! La información de este artículo la hemos obtenido de diferentes artículos, entrevistas y declaraciones ya publicadas de éstos y otros importantes CEOs. Hemos querido recopilar las buenas prácticas que ayudan a los CEOs a conseguir reuniones efectivas dando respuesta a la pregunta ¿Cómo conseguir reuniones más eficientes?
Ideas prácticas para conseguir reuniones eficientes
Ha continuación desarrollamos 26 ideas y buenas prácticas para lograr reuniones más eficientes según varios importantes CEOs. Las acciones las hemos dividido en 7 temáticas:
Menos es más. La primera de las buenas prácticas para conseguir reuniones más eficientes
A la hora de planificar una reunión de trabajo, la clave está en lo pequeño. Así piensan Elon Musk y Jeff Bezos, CEO de Tesla y Amazon, respectivamente, y así lo hacía Steve Jobs. Para ellos, las reuniones eficientes cuentan con pocos participantes. Musk y Jobs son partidarios de no exceder de los 5 asistentes (1), mientras que Bezos se ciñe a la “regla de las 2 pizzas” (2): si dos pizzas familiares bastan para alimentar a toda la reunión, entonces lo has hecho bien.
Elon Musk cree que en las reuniones con muchos participantes siempre hay gente que no tiene nada que aportar. Por ello, sostiene que es muy importante que se defina correctamente quién debe asistir a la reunión y quién no (3). De hecho, en Tesla lo tienen muy claro: si una persona siente que no aporta nada a la reunión, tiene total libertad para levantarse e irse (4).
Ben Horowitz, ex CEO de Opsware y cofundador de Andreessen Horowitz, va más allá: prefiere las reuniones individuales, en las que solo participan la gerencia y el/la empleado/a (5). “Si te gustan las agendas estructuradas, entonces el/la empleado/a debe fijar la agenda. Una buena práctica es que el/la empleado/a te envíe la agenda por adelantado (6). Esto le dará la oportunidad de cancelar la reunión si no hay nada urgente”, manifiesta.
La brevedad también es una clave esencial para conseguir que una reunión de trabajo sea exitosa. Musk está y Jobs estaba de acuerdo en que una reunión eficiente no debería durar más de 30 minutos (7); esto permite que el cansancio mental no repercuta en la concentración de los participantes. De hecho, Elon Musk considera las reuniones como una medida estrictamente de emergencia: mucho mejor si se puede tratar la cuestión de otra forma, como, por ejemplo, mediante correo electrónico (8).
No desviarse de la agenda
Otra cuestión clave para una buena planificación de reuniones es la agenda del día (9). Steve Jobs sostenía, así como Elon Musk que debe ser cuanto más corta (10), mejor. Para el ex CEO de Apple no debe tener más de tres puntos (11); de lo contrario, es muy fácil perder el hilo de los temas realmente importantes. Además, está científicamente comprobado que el cerebro humano no es capaz de recordar grandes dosis de información al mismo tiempo, por lo que es mucho mejor dosificarla.
Sheryl Sandberg, directora de operaciones de Meta, suele llevar a sus reuniones una libreta de espiral, en la que están escritos todos los puntos que se van a tratar en la reunión. A medida que se van sucediendo los temas, los va tachando uno por uno y, cuando todos los puntos de la página están ya tachados, arranca la hoja (12). Esto contribuye a la rapidez y a la concreción, claves del éxito de una reunión.
¿PowerPoint? No, gracias
Aunque parezca sorprendente, muchos de los CEO más exitosos consideran PowerPoint como una herramienta poco adecuada para las reuniones eficientes. Jeff Bezos, por ejemplo, lo tiene muy claro: “Nosotros no hacemos presentaciones PowerPoint (13) en Amazon. En su lugar, escribimos memos (memorandos) de seis páginas, estructurados de forma narrativa” (14). Todos los participantes de la reunión deben escribir sus propios memorandos, para leerlos más tarde antes de comenzar. Una vez leídos todos, comienza la discusión de los temas. Bezos considera que algunos de estos memos “son brillantes y reflexivos y preparan la reunión para un debate de gran calidad”. Y es que, a diferencia de los PowerPoint, que necesitan de un narrador para ser interpretados, los memorandos pueden leerse de forma autónoma.
Eso sí, los memos deben ser escritos y estudiados antes de la reunión. En palabras de Bezos: “Los grandes memos son escritos y reescritos, compartidos con compañeros a quienes se pide que mejoren el trabajo, se guardan unos días y luego se vuelven a editar con la mente fresca. No se pueden hacer en un día o dos”. De la correcta composición de estos memos dependerá, pues, el éxito de la reunión.
No solamente Amazon rehúsa utilizar PowerPoint. También Steve Jobs prefería reuniones con pocas diapositivas y pocos gráficos (15) como una buena práctica. Sin embargo, el hecho de que el CEO de una empresa de carácter tecnológico rechace el abuso de medios informáticos para sus reuniones es una pista muy clara sobre la eficacia de decantarse por otros métodos.
Richard Branson, CEO de Virgin, apoya también las reuniones sin PowerPoint y sin otras herramientas informáticas. Él mismo lo cuenta de la siguiente manera: “Cuando voy al grano en los negocios, me gusta mantener las cosas simples. No soy fanático de las presentaciones de PowerPoint o los discursos de negocios prolongados. Si puedo entender un concepto en unas cuantas frases libres de jerga, entonces casi cualquier otra persona podrá entenderlo también (16)”.
Puntualidad, por favor. Importante para conseguir una reunión efectiva.
Que la reunión empiece y termine dentro del tiempo acordado (17) es clave para su éxito. Por supuesto, para ello es muy importante que los participantes sean puntuales. Richard Branson lo tiene muy claro: “Si no puedes llegar a una cita, es mejor decirlo y disculparte en vez de decepcionar a alguien y hacerle perder su tiempo. Mejor aún, envía a alguien en tu lugar y pídele que te pase un reporte (18)”.
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Hablar vs. escuchar
Mark Zuckerberg, CEO de Meta, plantea siempre esta pregunta antes de iniciar una reunión: Esta reunión, ¿es para decidir o para debatir? (19)
Por otro lado, al CEO de Amazon, Jeff Bezos, le gusta que la gente discuta en sus reuniones. Uno de los principios de liderazgo de Amazon dice: Los líderes están obligados a desafiar respetuosamente las decisiones cuando no están de acuerdo, incluso cuando hacerlo es incómodo o agotador. Es decir, nada de callar o asentir en pro de la cohesión social. Si no estás conforme con lo que se dice, debes manifestarlo (20).
En cambio, Alfred Sloan, ex presidente de GM, prefiere decir poco y escuchar mucho. Después de haber escuchado atentamente todas las opiniones durante la reunión, Sloan enviaba un comunicado donde detallaba el plan de acción.
Al aire libre, y con descansos
Muchos son los CEO partidarios de realizar las reuniones al aire libre (21). Steve Jobs lo tenía claro: un paseo ayuda a mantener la mente clara y receptiva. También Ryan Roslansky, CEO de Linkedin, prefiere mantener reuniones por teléfono mientras da un paseo (22). Así mismo, considera muy importante también que se respeten los descansos necesarios.
Richard Branson, CEO de Virgin, apuesta además por realizar las reuniones de pie (23): cree que esto ayuda a la concisión y a la economía del tiempo.
Hay vida antes y después de las reuniones. La última de las buenas prácticas para conseguir reuniones más eficientes
Jeff Bezos, por su parte, es partidario de que las reuniones se realicen por la mañana (24) y, a ser posible, no antes de las 10 h.
Por otro lado, Ryan Roslansky prefiere que los trabajadores y trabajadoras disfruten de una jornada flexible y tengan sus hogares equipados para trabajar cómodamente desde casa. Como él mismo afirma: “Hemos implementado recientemente los días sin reuniones (25), un pequeño ajuste que ha tenido un gran impacto en nuestros empleados. También estamos más atentos a la duración de las reuniones y a cómo se utiliza el tiempo. Es mejor tener reuniones de entre 25 y 50 minutos que entre 30 y 60 (26), para dar a la gente pequeños descansos a lo largo del día”.
Esperamos que este artículo con las 26 ideas y buenas prácticas para conseguir reuniones eficientes te sea de utilidad para lograr tu objetivo de una mayor eficiencia organizativa.
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