Este artículo trata sobre un proyecto para la detección de necesidades formativas para conocer el nivel de conocimientos informáticos y como éste fue clave para realizar cambios eficientes en la compañía. El caso de éxito que desarrollamos a continuación expone cómo se planificó y diseñó un cuestionario para conocer el nivel de conocimientos informáticos y de procedimientos internos de los empleados de una compañía dedicada a la comercialización de materiales para la construcción. A través de este texto se pudo conocer:

En definitiva, se trata de un ejemplo de cómo implantar un proyecto de necesidades formativas en el ámbito de la tecnología en una organización.

 

Este es un ejemplo de caso de éxito incluido en la plataforma BEST PRACTICES FORUM de acceso exclusivo, bajo suscripción, para profesionales de recursos humanos y gestores de equipos.

 

Detección de necesidades formativas para conocer el nivel de conocimientos informáticos

 

La necesidad y los objetivos

El objetivo de este proyecto era conocer las necesidades formativas relacionadas con las herramientas y las funcionalidades informáticas de la compañía. Debido a cambios internos en la corporación, se iba a pasar de un CAU local a uno internacional, mediante el uso de tickets. De ahí de la necesidad de conocer el grado de las habilidades informáticas, así como el conocimiento de los procesos internos (gestión de incidencias, uso de herramientas, solicitud de peticiones, etc.) para, en caso de ser necesario, aplicar planes de formación específicos.

Cómo se desarrolló el proyecto

El primer paso fue definir, junto con el director de IT, los aspectos fundamentales de la experiencia de los empleados con el servicio y las herramientas informáticas. Parte de ese proceso se basó en la recopilación de las incidencias más recurrentes que llegaban al CAU y los canales de recepción de éstas. Para apoyar en este proyecto, se contrató a una empresa externa.

La consultora propuso 3 opciones para conocer el grado de conocimiento y de necesidades formativas mediante:

• Exámenes de conocimientos, con distintas opciones de respuesta para cada pregunta.
• Encuestas a los mandos intermedios, con el fin de que indicasen las principales necesidades de sus equipos.
• Cuestionario de opinión a todos los trabajadores. En ellas se preguntaría el grado de conocimiento de cada uno de los ítems del cuestionario.

Finalmente, se optó por la encuesta de opinión a toda la plantilla. A esta opción se añadieron algunas preguntas abiertas, condicionadas a respuestas afirmativas. Es decir, si un/a empleado/a contestaba que sí conocía, por ejemplo, la manera de hacer peticiones para añadir un nuevo software al ordenador, le aparecía una nueva pregunta abierta en la que contestar cómo lo haría.

El siguiente paso fue la transformación de los aspectos identificados como claves, en el uso de las herramientas informáticas y en los procesos internos, en preguntas evaluables.

 

Temáticas del cuestionario

Estos son algunos de los aspectos clave (temáticas) que se preguntaron en la encuesta:

• Conceptos básicos: usos en las contraseñas, notificación de incidencias, instalación de nuevos softwares, cableado del ordenador, utilización de herramientas (escáner, impresora, sistemas de videoconferencia, conectividad interna y externa, compartir archivos…).

Ejemplo de pregunta: ¿Sabes cómo solicitar que se incluya un software no incluido en la lista de softwares autorizados? En el caso de respuesta afirmativa, ¿Puedes indicarnos cómo pedirlo?

• SAP: formas de conexión, actualización de las contraseñas, cambios en la configuración del usuario, delegación de tareas por ausencia, solicitud de asistencia…
• Office: nivel de conocimiento de las herramientas: Excel, Word y Power Point.
• Correo, agenda y mensajería instantánea: uso de sistemas de seguridad, usos del correo electrónico, búsqueda de usuarios, uso del correo fuera de la oficina, creación y gestión de las citas, gestión del correo en el móvil…
• Webs corporativas. Uso y contenidos de la web, y de las apps corporativas, acceso a las herramientas…

 

Comunicación interna

Este es el mensaje principal que se envió a los empleados sobre el proyecto:

Buenas tardes,

Con el fin de analizar las necesidades formativas (y de otras índoles) en herramientas y funcionalidades informáticas, en estos días vamos a recibir una encuesta. Los resultados serán anónimos y nos permitirán adecuar nuestros recursos a las necesidades más urgentes.

Su cumplimentación no llevará más de 10 minutos y serán preguntas enfocadas a conocer nuestro nivel de conocimiento de nuestras herramientas. No se trata de un examen, simplemente de nuestra valoración (por tanto, subjetiva) acerca de saber cómo actuar en determinadas situaciones o cómo hacer determinadas tareas.

Nuestros compañeros de IT deben enfocar bien sus esfuerzos, y debemos ganar en independencia y saber utilizar los recursos que el grupo pone a nuestra disposición para solventar los problemas del día a día.

Vuestra participación y honestidad son claves para poder ayudarnos mejor. Dispondremos de una semana para la cumplimentación a partir de la recepción de la comunicación.

Muchas gracias.

 

Cierre de la evaluación

La encuesta tuvo un periodo de cumplimentación de 7 días. Se envío, mediante correo electrónico, a 147 trabajadores.

Al finalizar la evaluación, se recibió un informe con los resultados de la encuesta, clasificados por temáticas y por preguntas.

 

Quién participó en la evaluación

A toda la plantilla, excepto los directivos.

 

Resultados del proyecto de detección de necesidades formativas

Nos permitió conocer de una forma objetiva y cuantificada el grado de conocimientos informáticos en la compañía.

Nos permitió diseñar varias acciones específicas para colectivos concretos.

Al solicitar algunas aclaraciones a algunas respuestas afirmativas (el/la empleado/a consideraba que sí disponía de ese conocimiento), se facilitó la detección de errores y/o malentendidos en algunos procesos internos.

El cambio al CAU internacional se gestionó de una forma eficiente al reforzar la cultura del uso del ticket.

 

Resistencias internas

Únicamente hubo un pequeño porcentaje de empleados que no realizaron la encuesta.

 

Tiempo de ejecución del proyecto

1 mes para la definición y el lanzamiento de la encuesta. Los resultados los obtuvimos en 3 días.

 

Recomendaciones para la aplicación de un proyecto de necesidades formativas

Aunque la mayoría de las necesidades estaban detectadas por parte del departamento de IT y el de Personas y Organización, al realizar este ejercicio pudimos contrastar esas sospechas y detectar alguna carencia.

Como ejercicio, fue interesante repasar las herramientas y procedimientos informáticos que tenemos en la compañía.

Esperamos que este artículo sobre la detección de necesidades formativas conocimientos en el ámbito de la informática y de procedimientos internos de los empleados de una compañía, te haya inspirado y te ayude a implantar buenas prácticas en tu organización. 

 

BEST PRACTICES FORUM es una comunidad de recursos humanos que recoge, promueve y comparte las mejores prácticas de recursos humanos y gestión de personas, mediante casos de éxito de empresas y profesionales. Si deseas formar parte de nuestra comunidad, acceder a más de 450 artículos exclusivos (casos de éxito, buenas prácticas y recursos), hablar con otros profesionales de recursos humanos y descubrir cientos de ideas para mejorar el clima laboral y la motivación de tus colaboradores, contáctanos y te contamos cómo sumarte a la plataforma: Accede al formulario de contacto

También puedes seguirnos a través de Linkedin