Crear un departamento de recursos humanos, estas son las conclusiones de la entrevista que en Best Practices Forum tuvimos con Mai Ulloa, experta en gestión de recursos humanos con casi 20 años de experiencia en la dirección de personas. Mai ha desarrollado su trayectoria en empresas como Inditex, Timberland, Camper y Encuentro. En esta ocasión, comparte con nosotros algunas de sus experiencias y aprendizajes a la hora de crear un departamento de recursos humanos.
Durante la entrevista nos contó los 6 retos al crear un departamento de recursos humanos:
- La necesidad de clarificar el rol de recursos humanos
- El impacto de la cultura y valores de empresa en la gestión de recursos humanos
- Cómo armonizar las expectativas y las responsabilidades del departamento de recursos humanos con las del resto de la compañía
- El primer diagnóstico para conocer la situación de las áreas de gestión de recursos humanos en la empresa
- La importancia de la figura del Human Resources Business Partner y
- La criticidad de la gestión del área de reclutamiento y selección
Entrevista a Mai Ulloa, experta en dirección y gestión de recursos humanos
El papel del nuevo departamento de recursos humanos. El primer reto al crear un departamento de recursos humanos.
“Cuando llegas a una compañía donde no existe el área de recursos humanos, o bien a una compañía en la que figuras de otros departamentos han realizado una labor interina sin todos los conocimientos necesarios, por mucha experiencia que tengas a nivel funcional y sectorial, el reto está garantizado. Crear un departamento de recursos humanos de cero no es sencillo, tener que modificar lo realizado, suele ser aún más complejo”, nos cuenta Mai.
“Es habitual encontrarte con cierta resistencia durante la transición, ya que, en primer lugar, no todo el mundo tiene clara la misión de recursos humanos.”
Sigue Mai, “Hay quien espera que recursos humanos actúe como alguien de asuntos internos –me dijeron en una ocasión–, alguien que circule con un talonario de sanciones, que transmita las noticias impopulares y que asuma todas aquellas responsabilidades que resultan incómodas o que son consideradas una pérdida de tiempo por los responsables de departamento.
“También hay quienes desconfían, y es necesario que te conozcan y que sepan qué esperar de ti, no sólo como profesional que quiere sumar, construir en equipo, y erradicar funcionamientos dentro de la empresa con los que no hay progreso posible, sino también como persona”
“Puedes encontrarte con quien espera que realices acciones que no se ajustan a tu visión, a tus valores, a la normativa vigente, o que no son responsabilidad del área de recursos humanos. Cuando una empresa está creciendo o en proceso de transformación, la flexibilidad y el trabajo en equipo son imprescindibles para lograr el objetivo común, aunque hay un momento en que se deben comenzar a definir las responsabilidades de cada área, y a clarificar qué es responsabilidad directa, indirecta y compartida en lo relacionado con Personas y Organización.
La cultura de la empresa
En este sentido, la especialista resalta la importancia del “espíritu” que caracteriza a cada empresa: “En diferentes compañías, independientemente de su tamaño y de su presencia en un solo país o en cincuenta, la cultura interna de una compañía, la que se origina desde el top management –esté o no esté escrita– y que marca consciente o inconscientemente los comportamientos y actuaciones del equipo, es fundamental para nuestra labor, ya que puede facilitar o dificultar en gran medida la gestión de un departamento de recursos humanos. En aquellas empresas en las que su cultura y sus valores coinciden con los que se muestran en la web corporativa, es obviamente mucho más sencillo crear un departamento de recursos humanos.”
El primer diagnóstico y el plan de acción
“El diagnóstico inicial es el primer paso a la hora de crear un departamento de recursos humanos, nos explica: “Independientemente de lo que en entrevistas y reuniones previas a tu incorporación te hayan subrayado como prioridades y banderas rojas, he aprendido que un diagnóstico sin contaminaciones te va a permitir diseñar –y posteriormente ejecutar– el plan de recursos humanos con la estrategia y las acciones que aborden los retos y necesidades que plantea el negocio.
Y remarca Mai,
“Y tu acercamiento al equipo es tan importante como la metodología utilizada: escuchar lo que te cuentan y lo que no te cuentan, y observar lo que te muestran y lo que no, es necesario a la hora de obtener un diagnóstico objetivo.”
Agrega, “Resulta muy útil no quedarse con la información de una única persona y comparar cómo los distintos roles perciben y viven una misma situación, ya que puede brindarte una foto muy completa de lo que sucede”.
Completa Mai: “Que las personas involucradas conozcan el estatus de lo que les impacta, es decir, el diagnóstico, los motivos del diagnóstico, los cambios que se deberían realizar, el cómo, el cuándo, etc.…, hace el proceso más sencillo y enriquecedor, aunque en función de la cultura corporativa puedes encontrarte con resistencia a hacer partícipes a las personas corresponsables en el proceso de mejora y cambio, y con figuras que deberían participar en la construcción e implementación de planes de acción y no quieren hacerlo, ya sea por comodidad, temor o simplemente inseguridad”.
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Gestión de las expectativas
Mai nos cuenta que al crear un departamento de recursos humanos “Es necesario pactar los objetivos clave, especialmente si eres la única figura de recursos humanos en la empresa y se espera que en un breve periodo realices una labor que de tan ambiciosa es casi utópica. Muchos aspectos van a requerir de tu tiempo, así que es necesario tener clara la trayectoria a seguir, pese a todas las sirenas rojas brillando y sonando a tu alrededor. Una vez sentadas las bases, es fundamental construir credibilidad y confianza, con hechos además de con palabras. La coherencia es fundamental.”
Reflexiona y agrega: “Hay aspectos que deben resolverse cuanto antes: carencia de procesos críticos, desigualdades, comportamientos que no contribuyen en nada a la motivación y la eficiencia, y por tanto al desarrollo del negocio, etc., y aunque a veces no es posible realizar esos cambios de forma inmediata, puedes sentar las bases para evitar que continúen las irregularidades que impactan en diversos factores que finalmente repercuten habitualmente en la imagen del empleador, en el clima y en los resultados del negocio”.
“Ante las múltiples demandas se debe tener criterio para identificar prioridades o urgencias, teniendo en cuenta que aspectos que pueden parecerte poco relevantes suponen un verdadero problema para otras personas”.
Y concluye: “Sin olvidar que, ante ciertas peticiones, es el momento de comenzar a guiar a quienes, siendo managers, no tienen la costumbre de realizar tareas y gestiones que forman parte de posiciones de responsabilidad con personas a cargo” concluye.
La figura del Business Partner al crear un departamento de recursos humanos
En este punto, Mai menciona la figura clave del HRBP . “En función del momento de la empresa, un perfil generalista de recursos humanos puede ser la llave para un salto cualitativo y cuantitativo en el área funcional en la que se enfoque y de la mano de la figura responsable del área de negocio. El ajuste personal entre ambos debe ser el adecuado para que se produzca una sinergia que beneficie al área, a los clientes internos y por supuesto a la empresa y al negocio, al sumarse la visión global y las competencias y habilidades de la figura de recursos humanos, con el conocimiento operacional que posee el/la responsable del área.
Y añade, “Esta es una parte fundamental de la labor de recursos humanos: un trabajo de acompañamiento, de contribuir al desarrollo del manager y de su equipo, siendo el objetivo que estos últimos estén más capacitados, y que los managers cuenten con más habilidades, herramientas y recursos para seleccionar, formar, desarrollar y liderar a sus colaboradores”.
Crear un departamento de recursos humanos: Reclutamiento y selección
Con respecto a este tema, la entrevistada destaca su trascendencia: “En lo que respecta a la atracción de talento –independientemente de cuál sea el estado de employer branding o imagen de empleador de la empresa en el momento de tu incorporación– es primordial comenzar por revisar o crear la política, los procesos y los procedimientos del área de reclutamiento y selección, comenzando por las descripciones de puesto de trabajo, con todo lo que conlleva y con el impacto que tienen en múltiples procesos y aspectos”
Añade: “Son un hito crítico y una estupenda oportunidad para que managers y recursos humanos trabajen juntos, acordando la misión y responsabilidades del puesto, las competencias y habilidades requeridas, y el resto de los aspectos asociados a la posición”.
Concluye indicando que: “El papel de la figura del manager durante todo el proceso de selección es tan crucial que puede facilitar enormemente el éxito y la agilidad del proceso de selección, condicionar la decisión de un/a candidato/a final de incorporarse a la empresa, y potenciar o perjudicar la imagen de empleador de la compañía. Y es que, según mi experiencia, cuando un manager espera que recursos humanos gestione de inicio a fin un proceso de selección de su área o departamento sin sentirse corresponsable, suele ser un indicador de diversos problemas en su área “.
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Muchas gracias a Mai Ulloa, experta en gestión de recursos humanos por esta entrevista sobre los 6 retos al crear un departamento de recursos humanos.
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