En Best Practices Forum sabemos que existen diversas figuras que ayudan a que el proceso de onboarding sea satisfactorio, de calidad y eficaz para quien se incorpora a la organización.

Para quien se incorpora a una nueva empresa, encontrarse con un plan de onboarding formalizado para sus primeras semanas/meses es muy satisfactorio.  Incluso de no existir un programa formal sería satisfactorio si encontrara un entorno acogedor, nunca mejor dicho, porque que exista un plan de acogida formal no implica que sea “acogedor”, ni satisfactorio, ni de calidad.  A veces, el impacto de un onboarding accidentado es peor que su ausencia.

¿Cuáles son los objetivos de un plan de acogida?

Si preguntáramos a diferentes figuras de la organización qué es para ellas un buen Plan de Onboarding, muchas coincidirían independientemente de su rol: cuando las personas recién incorporadas se adaptan a la empresa, a la cultura, al manager, al equipo, a las funciones, etc., siendo autónomas y productivas cuanto antes.

HR además podría decir:  que entienda su misión y objetivos con un buen briefing de su manager, que no se cancele ninguna sesión 10 minutos antes, que ciertos discursos culturales no afecten la motivación…; Y hiring Managers tal vez dirían: que consiga entender y aplicar los sistemas y procesos sin frustrarse, que relativice algunas prácticas no sostenibles, que firme las políticas algo ambiguas de bonus scheme y de conciliación, etc.

Los 10 aspectos más valorados en el proceso de acogida

¿Y para la nueva incorporación? Si no lo medimos aún, al preguntar a una nueva incorporación qué es para el/ella un buen Plan de onboarding, probablemente su valoración no se base en “la felicidad en el trabajo”, ni en la cajita de bienvenida.   Tal vez esté relacionado con la presencia o ausencia de los siguientes aspectos (entre muchos otros):

1. Información sobre el itinerario vs desconocimiento
2. Atención e interés vs percepción de ser una molestia
3. Cumplimiento del programa vs Interrupción de la formación por motivos de urgencia/carga de trabajo
4. Contenido y objetivos de aprendizaje prácticos vs teóricos y aspiracionales
5. Conocimiento global de la empresa vs parcelado
6. Acompañamiento/seguimiento durante la etapa inicial de autonomía en el puesto vs “soledad”
7. Formadores expertos y hábiles vs inadecuados por conocimientos y/o perfil personal
8. Managers involucrados/presentes vs ausentes
9. Interés de la figura de HR que le/la ha seleccionado vs ausencia
10. Comunicación bidireccional vs monólogos

Las principales figuras en el proceso de acogida: RRHH y Managers

Pero, la responsabilidad es de RRHH, ¿no? No siempre. El role de RRHH sería el de facilitador del proceso de acogida, velando, impulsando acciones para la mejora del proceso de onboarding y midiendo su éxito, con una excepción: cuando quien se incorpora a la organización forma parte del equipo de RRHH. En ese caso, al papel de RRHH, se suman los componentes técnicos y jerárquicos que tiene cualquier manager.  

Y, ¿Quién es el/la principal interesado/a en que la persona que ha costado tanto identificar, atraer, seleccionar e incorporar adquiera los conocimientos necesarios y se sienta bienvenido/a?  Sí, adivinaste: el/la Manager.

Y en cuanto al proceso de onboarding: les reciben en su primer día, les orientan, les guían, les enseñan a adaptarse al nuevo entorno más allá de las políticas, procesos, procedimientos, herramientas y objetivos de su área.  Se sienten responsables de transmitir a su nuevo/a colaborador/a lo que debe saber para tener éxito en la organización.

 Quien mejor que el/la manager para transmitir:

• La misión y responsabilidades
• Las expectativas y Principales objetivos
• La visión global del departamento al que pertenece
• Los retos operativos del área
• La interrelación con otros departamentos
• Lo que no está escrito en el manual de procesos y procedimientos internos del Dpto. y sin embargo es importante.

3 figuras clave en el onboarding que no son de RRHH

En Best Practices Forum sabemos de primera mano gracias a las buenas prácticas y casos de éxito de muchas empresas, que además de hiring managers y de RRHH con una responsabilidad directa en el éxito del proceso de bienvenida, hay otras figuras que pueden ayudar a que el onboarding sea satisfactorio, de calidad y eficaz para quien se incorpora a la organización.

La participación de ciertas figuras en el proceso, en diferentes fases o momentos, lo enriquece y puede hacer que un onboarding sea mucho más satisfactorio para quien se une a la empresa.

Las 3 figuras que pueden ayudar mucho a que el proceso de acogida u onboarding sea satisfactorio para quien se incorpora son:

1. Buddies
2. Formadores técnicos
3. Mentores de acogida

Buddies

La Buddy Figure contribuye a que la adaptación y la integración de la nueva incorporación a la empresa, al puesto y/o al centro de trabajo sea más sencilla.

Con la misión de guiar y apoyar durante las primeras semanas a las personas recién incorporadas, siendo una figura de referencia desde el primer momento, literalmente:

• Las primeras presentaciones de colegas de departamento, interlocutores inmediatos, compañeros de otros departamentos…
• El tour por las instalaciones: primeras impresiones del entorno, despachos, salas, sala de video, cantina, parking, enfermería, sala de descanso, almacén, vestidores, etc.
• Información sobre servicios cercanos: gasolineras, transporte, restaurantes, gimnasios, etc.
• Promoción de la integración a través de desayunos, comidas…
• Persona de confianza para consultar dudas como: horarios, programas, procedimientos internos, vacaciones, etc.

Formadores ocasionales 

Expertos en la teoría y en la práctica en el rol a desempeñar por la nueva incorporación: lo hacen o lo han hecho en el pasado y lideran parcial o por completo la formación técnica.

Gran parte del éxito de estas figuras depende de su capacidad para transmitir sus conocimientos. No es algo fácil, ya que saber mucho sobre algo o saber hacerlo muy bien, no significa ser capaz de enseñar a otras personas.

Por tanto, la elección de quienes forman a las nuevas incorporaciones es importante: actitud positiva, comunicación efectiva, escucha activa, flexibilidad, disposición para ayudar y:

• dominio de la materia que imparten y su aplicación práctica
• aportan los consejos para el éxito que son fruto de la experiencia:  el sistema que da un error en un dato, el producto más difícil, las dificultades con procesos específicos, clientes o interlocutores…

Hemos desarrollado una guía para elaborar el diseño del itinerario formativo para nuevas incorporaciones. Puedes leerlo en el

Cómo diseñar un itinerario formativo para el proceso de acogida

Mentores de acogida

El rol de mentor de acogida puede aportar un gran valor añadido vs el role de formador técnico.  Con determinadas competencias personales y un importante conocimiento de la cultura y los valores de la organización, además de poder ser figuras de apoyo y formar en aspectos técnicos del puesto, pueden liderar la orientación inicial en las organizaciones idóneas para ello, aportando una visión global de la organización y el negocio:

• Negocio: dimensiones, segmentación, retos,
• Propósito, Misión, Visión, Valores, Sostenibilidad
• Personas: plantilla, ubicaciones, incorporaciones, claves y retos
• Carreras profesionales dentro de la organización
• Branding & MKT
• Productos/Servicios/Actividad
• Buyer Persona
• Información clave sobre la misión de los departamentos, áreas funcionales, unidades de negocio

¿Qué suelen tener en común estas 3 figuras en el proceso de acogida?

Además del compromiso con la organización y motivación por su misión, suelen tener en común:

• la experiencia en funciones, actualmente o en el pasado
• un buen desempeño
• antigüedad en la organización: la suficiente para conocer personas, procesos, sistemas, cultura y valores y reglas no escritas
• capacidad de transmitir conocimientos, escucha activa, flexibilidad y disposición para ayudar
• discreción e integridad
• cuentan con aprecio y respeto en la organización
• flexibilidad y capacidad para combinar su role temporal con sus responsabilidades habituales
• interés por un desarrollo en el área de personas y/o de management

Las 3 figuras pueden contribuir a que la nueva incorporación obtenga respuesta cuanto antes a algunas preguntas clave que determinan su satisfacción, adaptación y autonomía en funciones como:

• cuál es mi misión, qué debo saber, qué se espera de mí, cuáles son mis responsabilidades y tareas clave
• qué haré en mi departamento, qué procesos gestionamos en el día a día entre nosotros y con otros departamentos
• dónde puedo consultar información relacionada con X, cómo utilizar los sistemas para hacerlo de forma eficiente, dónde puedo encontrar información, cómo debo preparar reportes para que sean de interés
• con que interlocutores tendré relación en el día a día/ periódicamente/ puntualmente, cómo impacta mi trabajo en el suyo, quienes impactarán en mi trabajo
• existen intereses opuestos entre departamentos
• a quién doy servicio en la organización, cuáles son las necesidades de mis clientes internos, qué esperan de mí, como hacer que mi trabajo aporte un plus de satisfacción
• cómo contribuye mi trabajo a ofrecer nuestro producto o servicio y a promover la satisfacción y fidelización de nuestros clientes directa o indirectamente
• cómo actuar ante las normas no escritas
• en quién puedo confiar
• …

¿Qué necesitan estas figuras para contribuir al éxito del onboarding?

El éxito suele depender más de la organización y su cultura que de la valía y competencias de estas figuras.  Por eso, el contexto con algunos aspectos que facilitan que estos roles generen valor son:

• Una cultura organizacional orientada al conocimiento
• El compromiso de los managers
• La definición y consenso de roles y misiones
• Su adecuada elección (RRHH+ Managers) en función de competencias, habilidades y valores
• Su preparación/formación/asesoramiento
• El previo diseño de la descripción del puesto de trabajo y el organigrama
• La existencia de un manual de procesos y procedimientos internos: implica que los procesos inter e intradepartamentales estén definidos
• El reconocimiento emocional y económico de su labor extra continuada:
  •  cuando la labor ocasional de estas figuras se intensifica, ser liberadas de las responsabilidades habituales y la redistribución de las cargas de trabajo de los departamentos a los que pertenecen evita la sobrecarga de otras personas del departamento
  • una compensación económica o plus refuerza la motivación.

Si deseas conocer un ejemplo de caso de éxito de proceso de acogida te recomendamos el siguiente artículo:

Soy LAMP antes de mi día 1. Caso de éxito de onboarding

Beneficios de un buen plan de acogida

Son muchos los aspectos que impactan en un plan de onboarding satisfactorio. Lo sabemos. Si tenemos en cuenta que cuando el onboarding sale bien beneficia a toda la organización, vale la pena apostar por fórmulas que lo hagan posible.

 Las malas prácticas de onboarding también tienen un impacto global y generan, además de la insatisfacción de la nueva incorporación y su posible baja voluntaria con los consiguientes costes asociados de una nueva selección  y del nuevo onboarding de quien reemplaza a quien se va:

Buddies, formadores y mentores de acogida pueden contribuir a:

• que, entre otras cosas, se reduzcan los errores asociados al proceso de aprendizaje en la autonomía y en las funciones
• Internal Branding y por tanto la Atracción y fidelización del talento
• los aspectos a adaptar/transformar en el programa de onboarding para su mayor eficacia y por tanto contribuyendo a la propuesta de valor de la organización para sus colaboradores actuales y futuros
• planes de onboarding impactan en el presupuesto anual de RRHH/áreas de forma considerable en función del momento de crecimiento y de la rotación.

Además de las nuevas incorporaciones, también necesitan un proceso de onboarding parcial los reemplazos, las promociones verticales o laterales y aquellas figuras trasladadas.

Y fundamental, contribuirán a que la nueva incorporación encuentre respuesta a una pregunta habitual: ¿he tomado la decisión correcta uniéndome al proyecto? 

¿Te hemos convencido para a mejorar o replantearte el modelo o proceso de onboarding introduciendo alguna de estas figuras o todas ellas en función del momento? ¿Ya has probado el valor añadido de Buddies, Formadores técnicos y/o mentores en los procesos de bienvenida?

¡Cuéntanos tu buena práctica y/o tu caso de éxito de onboarding! No hay fórmulas mágicas, hay magia en las personas que lo hacen posible.