Uno de los objetivos prioritarios para managers, colegas de departamento, HR, entre otros, es que las personas recién incorporadas se adapten lo antes posible a su nueva empresa y funciones.  Para ello es importante que quien se incorpora a una organización, encuentre a su llegada un itinerario formativo dentro de su proceso de acogida. En este texto desarrollamos una guía de cómo diseñar un itinerario formativo para el proceso de acogida.

Objetivos de un itinerario formativo dentro del proceso de acogida

Al planificar un itinerario formativo para una nueva incorporación debemos fijarnos estos objetivos:

• Autonomía: Ofrecer al nuevo/a colaborador/a los conocimientos y las herramientas para su autonomía eficiente en un periodo  “corto” de tiempo.
• Experiencia de empleado: proporcionar durante el proceso la atención y personalización que cada “alumno/a” necesita.
• Eficacia: Verificar la adquisición de conocimientos y objetivos de aprendizaje de forma práctica
• Calidad: Facilitar tiempo y acompañamiento para la asimilación de los conocimientos y la eficacia en su aplicación en el día a día.
• On the job: Orientar la formación al día a día desde el primer momento
• Facilitar la adaptación al puesto en el entorno de trabajo 
• Involucrar a las personas clave en este proceso
• Obtener de cada proceso el feedback que permita una mejora continua: calidad, ROI, EX

Cómo planificar un plan formativo para nuevos empleados

Para que el plan de formación técnico en el proceso de bienvenida aporte lo esperado, hay diversos aspectos para tener en cuenta:

1. Los contenidos del plan y los objetivos de aprendizaje
2. Los tiempos 
3. Los formadores ocasionales 
4. La metodología
5. La comunicación bidireccional entre alumnos y empresa (HR, managers, formadores).
6. Las herramientas de apoyo
7. El role de HR

1. Los contenidos del plan formativo y los objetivos de aprendizaje

Iniciamos esta guía para diseñar un plan formativo para nuevos empleados con el contenido formativo técnico que debe ser definido y desarrollado por aquellos con los conocimientos específicos en la teoría y en la práctica. Idealmente por quien desempeña o ha desempeñado las funciones.

Los contenidos con los objetivos de aprendizaje deberían ser capaces de dar respuesta a preguntas básicas de una nueva incorporación. Para la definición de contenidos:

La descripción de puesto de trabajo

La fuente inicial es la DPT (Descripción del puesto de trabajo). En el debemos encontrar: la misión y responsabilidades, así como otros datos que definen el alcance del puesto. Y la persona recién incorporada debe encontrar respuesta a: cuál es mi misión, qué debo saber, qué se espera de mí, qué debo aprender, cuáles son mis responsabilidades y tareas clave.

Los procesos y procedimientos

Continuamos con el apartado de procesos y procedimientos como parte del contenido en el diseño del itinerario formativo que debe contemplar: La posición, procesos departamentales e intradepartamentales, procesos de aplicados en las gestiones diarias y/o periódicas. Los protocolos específicos que debe conocer la nueva incorporación. Las políticas internas operacionales o corporativas de negocio y los hitos clave.

Como resultado, el/la nuevo/a empleado/a debe hallar respuesta a: cómo se hace en la empresa, cuáles son los procesos y procedimientos, cómo lo aplicaré en el día a día,

Los sistemas de información

Algunos de estos sistemas son: data base, dashboard, KPIS, reporting, etc.

Además, el/La nuevo/a colaborador/a debe conocer: dónde puedo consultar información, cómo utilizar los sistemas para hacerlo de forma eficiente, dónde puedo encontrar información relacionada con…, debo preparar reportes.

Los interlocutores clave y habituales

De los interlocutores clave y habituales se debe conocer: Las posiciones, los departamentos, su misión, los objetivos comunes, etc.

Ya que, el/la recién incorporado debe saber: con quién tendré relación en el día a día/ periódicamente/ puntualmente, cómo impacta mi trabajo en el suyo, quiénes impactarán en mi trabajo, hay intereses opuestos entre departamentos, etc.

Una buena práctica para abordar este punto son las sesiones informativas y formativas con enfoque práctico con los interlocutores clave de otros departamentos.

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Clientes internos

La persona recién incorporada debe conocer: a quién doy servicio en la organización, cuáles son sus necesidades, qué espera de mí, cómo hacer que mi servicio aporte un plus de satisfacción 

Clientes -Buyer Persona

La descripción de Buyer persona independientemente de la posición y la interrelación.

El itinerario formativo de bienvenida debe responder: cómo mi trabajo contribuye a ofrecerles nuestro producto o servicio y a promover su satisfacción y fidelización, directa o indirectamente

Producto o servicio

Sobre los productos y servicios se debe tener una visión global de todos los aspectos relacionados con los productos o los servicios de la organización y cómo se contribuye con el trabajo al producto o servicio de la organización.

Los puestos de trabajo cuya misión esté vinculada al producto, debe aprender, por ejemplo: características específicas, evolución de este, diversificación, segmentación, beneficios, innovación, retos, cambios, posicionamiento, mercados, (diseño, volúmenes, pvp, márgenes, calidad/es, producción), etc.

Experiencia en el terreno como parte del itinerario formativo del proceso de acogida

En función de la posición y funciones, una inmersión de una duración 1 día – 3 meses aproximadamente, que dependerá de los conocimientos que se poseen y los que deben ser adquiridos, pese a provenir del mismo sector.

Pese a que la posición no esté relacionada con ciertas áreas funcionales, departamentos, líneas de negocio… en el día a día, conocer presencialmente quiénes las componen y cuál es su día a día, es un gran plus, y en algunas culturas organizacionales un requisito que promueve la colaboración y permite comprender: como impacta tu trabajo, los motivos por los que ciertos factores impactan en tu trabajo

Proveedores /Partners/ Instituciones colaboradoras…

En función de la posición y funciones, conocer quiénes son y principales sinergias, promueve eficacia y eficiencia

Contenido específico “perfil manager” en el itinerario formativo como parte del proceso de acogida

En el caso de que la formación esté dirigida a nuevos managers se debería desarrollar o adaptar los contenidos y la formación liderados por HR.

Algunos de los aspectos a incluir en el itinerario formativo son: liderazgo y gestión de Personas (selección, comunicación, gestión de conflictos, desarrollo de talento, prevención de acoso, etc.… )

La participación en el itinerario formativo de personas de otros departamentos corporate (IT, Finanzas, SSGG, …) que desarrollan contenidos y forman a los nuevos managers en aquellos procesos relacionados con sus áreas en los que intermedian entre las áreas y sus equipos

2. Los tiempos en el itinerario formativo en el proceso de acogida

Hay que tener en cuenta que la capacidad de aprendizaje y el tiempo para asimilar la información es variable. 

Influye la posición y seniority, complejidad del sector, sistemas, procesos, particularidades de la organización, cultura, etc. La urgencia por que la posición sea autónoma en funciones no debería influir

3. Los formadores ocasionales 

La elección -cuando esto sea posible- de quienes forman ocasionalmente es importante.  Gran parte del éxito de las sesiones depende de su capacidad de transmitir conocimientos: saber mucho de algo no significa ser buen/a formador/a: Una actitud positiva, comunicación efectiva, escucha activa, flexibilidad y disposición para ayudar son algunas habilidades muy positivas.

Finalmente, 2 son aspectos a tener en cuenta para estos formadores:

• La experiencia en funciones actualmente o en el pasado es necesaria
• La formación de formadores ocasionales en el lugar de trabajo es recomendable (*Train the Trainer)

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