El organigrama nos revela casi todo del momento de la organización y de su cultura. La estructura de la organización puede condicionar que el negocio consiga que su estrategia y objetivos se cumplan.
Podemos pensar: “No será para tanto. ¿Qué importancia puede tener que las casillitas y los circulitos del organigrama estén alineados, que cuelguen de un lado o estén debajo?”
Nuestra experiencia como consultores de recursos humanos y organización nos dice que bastante. Por ejemplo, para un profesional de Recursos Humanos que lidera el área de Personas & Organización con la prioridad de atraer y fidelizar talento, no es lo mismo que el organigrama sitúe su posición debajo de un/a CEO o de una Dirección funcional. Señala la importancia que se otorga al área de Personas y el nivel de autonomía y autoridad de su posición en la organización. Importa que las direcciones funcionales se encuentren en su mismo nivel horizontal, ya que muestra con quien podrá colaborar de igual a igual. También importa el número de casillas que cuelgan de la suya en el organigrama ya que son los “recursos” con los que podrá gestionar sus prioridades.
Te proponemos que lo valores tú mismo/a leyendo este artículo centrado en la importancia del diseño de la Estructura Organizativa (La Visión) y del organigrama (casi siempre la realidad) y como este ejercicio tiene una importante repercusión en la organización, como la tiene un plano para quien construye un edificio.
¿Cómo comenzar a construir un organigrama?
Imaginemos que los socios fundadores de una empresa tienen un plan estratégico de negocio con ciertos objetivos que han definido para medir su consecución. Para conseguir los objetivos de ese plan van a necesitar incorporar en la empresa algunas posiciones que lleven a cabo esos planes.
Socio 1 ¿Todas las posiciones a la vez?
Socio 2 Algunas asap (lo antes posible), otras en 12 meses, 18 meses, … Definamos los tiempos. ¿Qué objetivo es más importante?
Socio 1 –.¿Cuál será la misión de cada posición y sus objetivos concretos? Alguna tendrá que coordinar al resto, si no, tendremos que hacerlo nosotros…
Representan visualmente ese planteamiento en una slide o en una hoja de papel: posiciones sin nombre hasta que sean seleccionadas e incorporadas.
Esas posiciones tendrán una misión y unas responsabilidades específicas que podrán llevar a cabo con éxito si poseen conocimientos, habilidades, recursos, etc.
Cuando las posiciones hayan sido ocupadas por personas con nombre y apellidos, obtendremos el organigrama.
En función de los planes estratégicos de negocio se diseñará y ejecutará la estrategia de personas. Un ejercicio en base al que se definirán:
- La planificación de los recursos para ejecutarlo
- La elección de las políticas y programas
- Los focos de esfuerzo en la gestión del día a día de las operaciones de recursos humanos y la dirección de personas.
Diferencia entre estructura organizativa y organigrama
Por tanto, la estructura organizativa la define la empresa y depende de la visión y el criterio de quienes la diseñan al establecer que áreas, departamentos y posiciones consideran necesarias para que se lleve a cabo su plan de negocio con éxito.
Se establece la conexión y dependencia entre las áreas, los departamentos y las posiciones. No se suelen incluir nombres de personas ya que no debe proyectarse a medida o en función de las personas, sino de las necesidades del negocio.
El Organigrama es la foto real de la estructura planificada: Incorpora los nombres de quienes ocupan las posiciones y es un elemento dinámico que cambia a medida en que las personas se incorporan, promocionan vertical o lateralmente, son reemplazadas o deciden abandonar la empresa. Es revisado mensualmente y refleja el resultado de la dirección y la gestión de personas en la organización y muchos otros aspectos si sabes leer “entre casillas y niveles”.
Lo que la estructura y el organigrama revelan
La estructura organizativa suele ser un elemento estable a excepción de momentos de cambio: reorganizaciones, fusiones, expansión, diversificación, o lo menos deseable, en empresas en las que la visión estratégica de quienes las lideran es cambiante. Como elemento de referencia para el Plan de Negocio y el Plan de Personas, la estructura organizativa es revisada anualmente y permite proyectar y estimar costes que impactan a todas las áreas de la empresa de forma anual.
Cuando las empresas son pequeñas, los roles “orquesta” son habituales y necesarios. A medida en que la organización crece, en algún momento deben delimitarse las responsabilidades asociadas a cada área.
En la mayoría de las ocasiones, la estructura de la organización se formaliza cuando ya hay una plantilla que ocupa posiciones que pertenecen a departamentos y a áreas funcionales. No hacerlo a tiempo suele generar ambigüedad en las misiones y en las responsabilidades que impactan en muchos de los indicadores que miden el clima laboral: la alineación estratégica, el compromiso, la fidelidad, la dirección de personas, el desempeño, la autonomía, la calidad, la colaboración, el bienestar, etc.
Los cambios de estructura organizativa de una empresa y la evolución de su organigrama revelan mucha información sobre su cultura, su liderazgo, su clima laboral y su competitividad. Nos podemos encontrar organigramas donde los departamentos cambian su línea de reporte varias veces en un breve periodo, posiciones unidas por líneas discontinuas a varios departamentos sin una misión común aparente, posiciones que suben y bajan de nivel, casillas vacías mes tras mes (“Vacante”, “Reemplazo”), múltiples casillas de “Nueva creación” en un área concreta, etc.
Se puede medir su impacto con indicadores y datos objetivos: rotación, absentismo, incidencias en calidad, en tiempos, desvíos presupuestarios, etc.
¿Existe la estructura organizativa perfecta?
Aquella diseñada alineando coherentemente el plan de negocio, la estructura organizativa y el plan de personas podría serlo.
Comenzamos por las personas porque para que se consigan los objetivos de negocio se necesitan determinadas habilidades, competencias, conocimientos y valores, que aportarán las personas que ocupen las posiciones de las casillas del organigrama.
En función de lo acertada que sea la estructura diseñada y lo coherentes que sean las políticas del Plan de Personas en base a la primera, será más o menos sencillo atraer talento, gestionarlo, fidelizarlo, etc.
-Entonces, ¿ Si tenemos una estructura y un organigrama con posiciones y nombres, mi negocio y el clima laboral de mi organización mejorará?
Si, si además se cumplen algunas condiciones:
- La estructura y el plan de personas son coherentes con la estrategia de negocio
- Las posiciones de la estructura organizativa son ocupadas por personas con ciertos conocimientos, habilidades, competencias y valores
- Estas personas disponen de descripciones de puesto con misiones y responsabilidades reales
- La cultura de la empresa vela por que las responsabilidades definidas y asignadas a cada posición no sean ambiguas en la práctica
Los beneficios de un buen diseño de la estructura organizativa
El diseño de la estructura de la organización conlleva delimitar la misión y responsabilidades de cada área, departamento y posición (Descripciones de Puesto) y esto permite:
- Definir las competencias y habilidades requeridas por el área funcional, departamento y puesto de trabajo
- Establecer los indicadores clave de rendimiento (KPIS) por área funcional, departamento y puesto de trabajo
- Desarrollar políticas, programas y procesos
- atracción de talento: calidad, tiempos, costes
- compensación total: rangos salariales, esquemas de compensación variable, definición de beneficios extrasalariales, …
- desempeño
- desarrollo y planes de carrera
- planes de sucesión
- planes de formación técnica por posición
- Dirigir personas con criterios de igualdad y objetividad: misión y responsabilidades, objetivos e indicadores, coordinación, feedback, desempeño, diálogos de desarrollo, bienestar, gestión de conflictos, relaciones laborales
- Gestionar los procesos asociados a personas con criterios de igualdad y objetividad
- Mejorar la eficiencia, eficacia y competitividad: la definición de los niveles de autoridad clarifica quien toma las decisiones y asume la responsabilidad de estas
- Definir los procesos operacionales y los canales de comunicación interna (flujos de trabajo, sistemas, etc.)
- Facilitar la colaboración departamental e interdepartamental
- Monitorizar la eficacia de los costes asociados al plan de personas
- Facilitar la gestión del ejercicio de presupuestación y forecast de la estructura de costes asociados a personas en la organización (estructura salarial y partidas)
Cuando las personas de la organización saben cuál es su área de responsabilidad, que deben hacer, a quien acudir, a quien rendir cuentas y cuentan con los recursos necesarios previamente planificados en el plan de personas, se nota.
Organigrama y los procesos asociados
Mientras llega ese momento que algunos anuncian, en que en las organizaciones no sean necesarios los organigramas y las jerarquías, las descripciones de puesto y las evaluaciones de desempeño, para que ciertos procesos asociados avancen, …una estructura definida, coherente con las necesidades del negocio y con un plan de Personas a medida, hará mucho más fácil la dirección de personas y la gestión de los procesos asociados. La mejora de la imagen de empleador será una consecuencia de lo anterior.
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