Siempre me ha gustado el ejercicio de diseñar el Budget. Hay quien puede considerarlo un proceso tedioso y/o complejo, y quien dice “ ¡Uy!, eso es de la parte “hard”, no me interesa”. Pues bien, si lo que te entusiasma es liderar proyectos de desarrollo, de innovación, de bienestar, en definitiva, todo aquello que puede mejorar el Employee Experience, involucrarte en este ejercicio y exprimir todo lo positivo de él te ayudará, porque sin “hard” no hay “soft”. En este artículo os presentamos los 9 puntos clave para el diseño del Budget de recursos humanos.
¿Qué beneficios aporta disponer de un budget de recursos humanos?
Realizar un presupuesto aporta muchos beneficios, y no hablo únicamente de lo obvio -disponer de recursos económicos planificados para realizar acciones que repercuten en todas las gestiones y acciones relacionadas con personas directa o indirectamente, y por tanto en el área de recursos humanos y en el negocio- sino también de la visión global que una buena planificación de recursos económicos te permite a ti, a tu equipo de recursos humanos, a las áreas funcionales, y por tanto a todas las personas de tu organización.
Por si aún no estás convencido/a, compartimos los 9 puntos clave para el diseño del Budget de recursos humanos con el prisma de haber liderado el ejercicio en diferentes entornos corporativos:
Diseñar un budget de recursos humanos
1. El punto de partida para el diseño del Budget de recursos humanos
Tanto si comienzas de cero, como si es un ejercicio continuista, el punto de partida para la confección del Budget, es el Plan Estratégico de la Organización o Business Plan.
El Plan estratégico de Recursos Humanos parte de los objetivos estratégicos del negocio -incluso lo condiciona-, y las acciones que aterriza el plan estratégico de recursos humanos cada año, se planifican mediante el Budget, que refleja el coste de los recursos y acciones asociados al plan anual.
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2. Los protagonistas del proceso
Lo habitual es que todo el equipo directivo y mandos intermedios participen en alguna de las fases del proceso, aunque si hablamos de figuras clave, son las siguientes: CEO/Director/a General, CFO/ Director/a Financiero/a, Directores de áreas funcionales, Controlling y, ¡Tachán! con un papel estelar y con diversos registros Recursos Humanos.
- CEO/DG y CFO: proporcionan las directivas y pautas macro para la confección del Budget ( por ejemplo, % de incremento autorizado vs LY)
- CFO: proporciona el calendario o cronograma para cada fase del ejercicio
- Controlling: proporciona valiosa información en relación con trazabilidad de la información y costes consolidados.
3. Los diferentes sombreros de recursos humanos
Espero que te gusten los sombreros, ya que el ejercicio requiere de más de uno simultáneamente, para los diferentes enfoques que realizarás. Finalmente, todas las piezas del puzzle deben encajar y adecuarse a las pautas económicas proporcionadas por CFO, así que toca hacer malabares:
1) El sombrero de responsable de tu área y de tu propio equipo de RRHH y vuestras necesidades: cualquier gasto asociado a tu equipo y para tu equipo. Es decir, el ejercicio que realiza cualquier responsable de área con sus costes estructurales o fijos y partidas de costes anuales.
- Incrementos salariales
- Compensación variable
- Beneficios extrasalariales
- Nuevas incorporaciones indefinidas, temporales, FT, PT
- Transformaciones de part time a full time
- Desvinculaciones
- Formación y desarrollo
- Viajes
- Medios de trabajo
- Espacios de trabajo
- Mobiliario
- EPIS
- Sistemas y herramientas tecnológicas
- Best Practices: cualquier acción que implique aprendizaje constante, networking, e innovación (Suscripciones a Best Practices Forum ?, eventos, foros…)
2) El sombrero de responsable de RRHH acompañando a los directores del resto de áreas en el ejercicio indicado anteriormente, aplicado a sus departamentos y equipos. El resultado impacta en la gestión de recursos humanos, carga de trabajo y recursos (personas y €), así como en los otros departamentos de servicios centrales. Como ejemplo:
- Nuevas incorporaciones, contrataciones temporales, sustitución (bajas maternales, paternales), proyectos, carga de trabajo en periodos puntuales, personal en prácticas/ trainees: Impacto en costes salariales, costes de fuentes de selección, tests, outsourcing, relocation, asesoramiento laboral, costes de formación inicial, etc.
- Propuestas de cambios organizativos/promociones, revisiones salariales, modificaciones en plan variable (participantes, componentes,etc…), en función de cada caso tiene impacto en: costes Salariales, costes de formación inicial, fuentes de selección, tests, costes de relocation, jurídico laboral y relaciones sindicales.
- Propuestas de desvinculaciones para el siguiente año. Impacta en: Indemnizaciones, costes salariales, jurídico laboral y relaciones sindicales. De requerirse reemplazo o estar vinculado a cambios organizativos, puede impactar en uno o varios aspectos: Selección (fuentes de selección, tests, costes relocation), costes de Formación inicial.
- Necesidades formativas del área o equipos para el siguiente año. Impacta en el diseño del Plan de formación anual: calendario, proveedores, in-house o externa, costes de acciones y desplazamientos asociados, gestión de subvenciones, logística asociada a las acciones formativas, etc.
Las nuevas incorporaciones necesitarán: herramientas tecnológicas, accesos a determinados sistemas, tal vez vehículo, plaza de parking, tarjetas de acceso y/o presentación, un espacio con mobiliario, objetos para el welcome pack, epis, acceso a beneficios parcial o completos, etc. ; y por tanto, tienen un impacto en otras áreas además de en la de recursos humanos: IT, mantenimiento, compras generales, finanzas, office management, recepción, etc.
3) El sombrero de responsable de RRHH teniendo en cuenta las necesidades de los equipos y de la organización. Al haber diseñado el presupuesto con los partners de área, RRHH dispone de una visión global de lo que vendrá -del impacto económico, y de la carga de trabajo que va a conllevar para diversas áreas, incluida RRHH, en todos los aspectos vinculados a la gestión de personas- y también del de dónde venimos en los años anteriores.
El acompañamiento y asesoramiento de RRHH a las áreas, es enriquecedor para ambas partes, y para la organización. Los aportes, entre otros:
- Objetividad y marco de referencia para revisiones salariales y compensación para nuevas incorporaciones mediante benchmarking interno y externo: rangos salariales, participación en esquema de bonus, % de target, extra-benefits…
- Marco de normativa laboral
- Aplicación de políticas internas, criterios objetivos y directrices globales de la organización.
4. ¿El Budget tiene dueño/a?
El proceso de construcción de Budget está liderado por Finanzas. Debido al impacto en la cuenta de resultados de los costes salariales y costes asociados a la gestión de personas, recursos humanos tiene un papel transversal en el proceso.
En algunas empresas los directores funcionales realizan su propio Budget de personas de forma autónoma, y RRHH lo gestiona: bandera roja. Si nunca has realizado el ejercicio, puedes preguntarte hasta qué punto es responsabilidad tuya o de los directores de área. Pues bien,
¿Quién es responsable de los KPI´s de los procesos relacionados con personas?, ¿A quién le pregunta el CEO si hay presupuesto para la acción “X”, o ¿Para qué mes está presupuestada la posición “Y?
Si la respuesta a las preguntas es “A mi/ a RRHH”, eres responsable del Budget, oficial u oficiosamente, y será necesario e importante que lideres la construcción de este, y que aúnes la visión y gestión integral de todos aquellos aspectos que van a impactar en la gestión, los KPI’s y por supuesto, la fidelización de las personas de la organización.
Aunque no lo olvidemos, realmente el Budget es de la Cía., así que no te lo tomes como algo personal si en algún momento una partida aprobada es recortada.
5. La información necesaria para elaborar el Budget
Hay mucha información a tener en cuenta, y de no ser así, el resultado del diseño del Budget de recursos humanos no será fiable.
- Estrategia de la organización e hitos principales del año venidero
- Objetivo de rentabilidad de la empresa para el siguiente año
- Forecast a 31 de diciembre del año que va a finalizar (Otro apasionante capítulo del que hablaremos en otra ocasión)
- Datos de todo tipo sobre costes consolidados de años anteriores
- Las necesidades y argumentaciones transmitidas por directores de área en cuanto a necesidades para sus áreas y departamentos.
- Datos actualizados de benchmarking interno y externo en diversas áreas de gestión de recursos humanos (Salarios, benefits, …)
- Variaciones en el marco de normativa laboral para el año siguiente ( IPC, cambios en normativas contractuales, …)
- Proyectos transversales: cambios en compensación variable, cambios en herramientas y sistemas, cambios de sedes, reestructuraciones, adquisiciones, expansión, etc.
6. Cultura Corporativa y el diseño del Budget de recursos humanos
Si trabajas en una empresa que comunica de forma abierta, que alinea a sus equipos entorno al plan estratégico y acciones, que es consistente con sus decisiones y que promueve la eficiencia organizativa, la realización del ejercicio será mucho más sencilla, y será posible una planificación de recursos y acciones de forma medible y calendarizada. La eficiencia será mayor, y los costes económicos menores. Recursos humanos y otros departamentos orientados al cliente interno podrán optimizar sus recursos y focalizarse en lo más importante.
Si trabajas en una empresa algo caótica, donde se lidera por impulso y donde las decisiones estratégicas u operativas no se toman a tiempo, cambian, o no se comunican adecuadamente, el ejercicio será más complicado de realizar, aunque no imposible. Eso sí, no solo deberás dedicarle mucho más tiempo, sino que impactará en la planificación de recursos y cargas de trabajo de diversos departamentos, la eficiencia disminuirá, y será complejo que la calendarización y programación de acciones, actividades y costes se cumpla. Habrá desvíos vs el Budget y deberás dedicar más tiempo a mover las piezas del puzzle para conseguir un resultado similar al esperado.
7. ¿Hay que preverlo todo en el diseño del Budget de recursos humanos?
Está claro que no tenemos una bola de cristal y hay factores imprevisibles, con el COVID-19 venimos de uno de ellos, sin embargo, podemos prever todo lo que sabemos que va a pasar y también, lo que queremos que pase.
¿Pero puede haber imprevistos, no? Sí, aunque con un plan estratégico de negocio, objetivos definidos, la comunicación de estos a todas las áreas y el conocimiento de las necesidades de la Cía., no debería haber grandes sorpresas. Los imprevistos pueden darse, aunque no deben suplir el trabajo de la previsión y la planificación, y esto no debe restar agilidad, sino todo lo contrario. Así que corramos por los imprevistos de verdad, esos que no se pueden planificar y lo cambian todo…
Una cultura de empresa sin la adecuada comunicación y con un estilo de dirección errático suele impactar en los “por si acaso” y en los desvíos presupuestarios.
8. Las partidas presupuestarias anuales
Las partidas anuales no relacionadas con los costes salariales tendrán mayor o menor peso para el diseño del Budget de recursos humanos en función del momento organizativo: transformación, expansión, adquisiciones, reestructuraciones, etc.
No tan sólo presupuestaremos la acción y el coste asociado estimado, en el caso de que no hayamos podido conseguir presupuestos con antelación, sino el cuándo, el mes.
Y es necesario reflejar la calendarización de los costes presupuestados, no solo por el coste en sí, sino también por la organización de cargas de trabajo.
No olvides acordar la terminología de tus partidas con tu CFO para la adecuada imputación a centros de coste.
Algunas de las partidas gestionadas por recursos humanos más habituales con efecto transversal y claves para el diseño del Budget de recursos humanos son:
Talent Acquisition-Selección
- Formación & Desarrollo
- Fidelización
- RRLL
- PRL
- Best Practices
- Proyectos
- Servicios externalizados – Outsourcing
Talent Acquisition/ Selección
- Fuentes de selección ( webs de empleo, Linkedin, RRSS, procesos externalizados, tests)
- Desplazamientos de candidatos a entrevistas y/o pruebas prácticas y costes asociados
- Costes de reubicación o relocation en caso de incorporaciones con cambio de residencia, o promociones internas con cambio de domicilio, así como visados, gestiones asociadas a extranjeros no comunitarios, etc.
- Alquileres de material y salas
- Suscripciones a ferias de empleo, u otros eventos presenciales o virtuales de captación de talento
- Etc.
Formación y desarrollo
- Inicial (Onboarding y específica del puesto, nuevas incorporaciones y cambios de posición o promociones)
- Plan de Formación Anual: Además de tener en cuenta las acciones formativas técnicas por actualizaciones, cambios de sistemas, etc., las necesidades detectadas en las Evaluaciones de desempeño cuanto a formación y desarrollo, son una estupenda guía.
La clasificación de acciones por colectivo u objetivo es muy útil para el ejercicio y para la realización de estadísticas y estudios que te ayudarán a argumentar el ROI, y a mejorar o replantearte el modelo formativo si es necesario.
Deben ser tenidos en cuenta los desplazamientos asociados cuando sea aplicable, ya que muchas posiciones, descentralizadas o no, deben asistir a HQ o formarse en centros específicos, lo que conlleva desplazamiento, estancia, dietas. Y alquiler de salas, material audiovisual, etc.
Proyectos
¡A quien no le entusiasman! Obviamente dependen del momento corporativo, del plan estratégico y de las prioridades que te ocupen, aunque a modo genérico recopila todos aquellos proyectos liderados por el área de RRHH: implantación de software, estudios de clima laboral y acciones para la mejora de la experiencia del empleado y la imagen de empleador, cambios en el modelo de performance management, etc.
Fidelización
Cualquier práctica, actividad u obsequio, directamente relacionado con la fidelización y la experiencia del empleado.
Cualquier acción lo está , aunque las siguientes repercuten directamente en la fidelización:
- Encuesta anual de clima laboral o satisfacción
- Pulsos específicos de clima laboral en aspectos concretos
- Welcome pack
- Eventos: cenas, celebraciones, premios
- Jornadas especiales en las que la empresa celebre algo específico
- Obsequios (maternidad. paternidad, enlaces matrimoniales, despedidas, jubilaciones, salud, etc.)
- Premios por reconocimiento
- Beneficios extrasalariales no vinculados a resultados como: catering, bus corporativo, cestas de fruta, sesiones de yoga, ticket restaurant, etc.
Servicios externalizados puntuales o continuistas
Cada empresa con su casuística, excluyendo proveedores ya contemplados en otras partidas, en diferentes etapas y en función de las necesidades y recursos del departamento y de la empresa. Como ejemplo: servicios de confección de nóminas, gestión documental contractual, vigilancia de la salud, call centers, auditorías, asesorías, asesoramiento laboral, etc.
RRLL-Normativa Laboral
- Plan de igualdad
- Seguros para colectivos específicos o definidos por convenios provinciales
- RGPD
- Indemnizaciones
- Trámites administrativos especiales: burofaxes, poderes, gestiones permisos de trabajo, etc.
PRL
- Vigilancia externalizada
- Formación
- Auditorías
- EPIS
- Elementos de confort
9. ¿Y una vez diseñado?, el último punto para el diseño del Budget de recursos humanos
Una vez diseñado el Budget de recursos humanos, el flujo habitual es :
- Entrega a CFO
- Es habitual que te convoquen a una sesión de presentación del ejercicio que has diseñado. Probablemente te solicitarán modificaciones y ajustes.
- Nueva entrega a CFO
- CFO comunica el Budget autorizado
- Planificación de acciones
- Control y seguimiento (en base a reporting de Controlling). Es decir, cada mes, una vez comenzado el ejercicio anual, recibirás un reporte donde podrás comprobar tu cumplimiento vs Budget. También recibirás el reporte aplicado a los costes fijos autorizados de todas las áreas.
También es probable que realices el ejercicio de forecast para los meses restantes del año, es decir, como prevés que cambie la foto de costes mensualizados si es que aplica. Pero este es otro apasionante capítulo ?
No solo será necesario cumplir con los presupuestos autorizados para tu área, sino también velar por el cumplimiento de las partidas de gestión de RRHH que dan servicio a clientes internos.
Si consigues elaborar tu Budget de RRHH de forma minuciosa, argumentada, justificada, y encajar todas las piezas del puzzle, habrás realizado un ejercicio que engloba estrategia, gestión, personas, negocio, y el pulso de lo que va a venir el siguiente año.
Y tú, ¿Cómo elaboras el Budget? No podemos hacerlo por ti. Si podemos ayudarte en todo lo demás relacionado con la confección de inicio a fin de tu ejercicio anual de presupuestación. ? From HR to HR.
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Este artículo con los 9 puntos clave para el diseño del Budget de recursos humanos, ha sido redactado por Mai Ulloa, especialista en recursos humanos:
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