Gran parte de las organizaciones incluyen entre sus procesos relacionados con personas la Gestión del Desempeño, como hito clave en la dirección de personas. En este artículo presentamos los 10 consejos para liderar una Evaluación del desempeño.
La cultura de empresa suele proyectarse en diversos aspectos asociados al proceso de Evaluación del desempeño:
- La importancia que le concede el top management
- La nomenclatura
- El objetivo
- La periodicidad
- La metodología
- Las herramientas
- Las decisiones y los procesos vinculados al resultado, el quién evalúa a quién, etc.
En Best Practices Forum creemos que pocos procesos de recursos humanos reflejan tan bien como este, el estilo de dirección y comunicación de un manager, sus habilidades y sus carencias.
Es un clásico en recursos humanos recibir las quejas de los managers sobre la tarea non grata y el muchísimo trabajo que les genera, además de la complejidad del proceso, la duda sobre el valor del ejercicio, la estructura, la herramienta, la periodicidad. el deadline, las competencias core, etc. En algunos casos tienen razón, y ciertos aspectos del proceso de evaluación, no ayudan al evaluador/a.
Hay sin embargo un factor cuya responsabilidad recae completamente en el evaluador o la entrevistadora: la importancia que le da, y la calidad con la que conduce la Evaluación del desempeño. Recursos humanos puede flexibilizar el proceso, facilitar la mejor herramienta del mundo y ampliar el deadline, y, sin embargo, cómo se siente la persona a quien se evalúa o entrevista, es responsabilidad exclusiva de quien lidera la reunión y transmite los mensajes. Y en este aspecto nos centramos en esta ocasión, en la satisfacción del colaborador o de la colaboradora a quien se evalúa o entrevista. Y no, no depende únicamente de la “nota” final.
Desde Best Practices Forum compartimos algunas recomendaciones y buenas prácticas para evaluadores que conducen entrevistas de feedback:
- Preparación
- Atención plena
- Armonía
- Dialogo estructurado
- Emociones
- Asertividad
- Constructiva
- Predecible
- Coherente
- Tu huella
10 consejos para liderar una evaluación del desempeño.
1. Preparación. El primero de los consejos para liderar una Evaluación del desempeño
La preparación de la reunión es necesaria: estructurar la sesión, reflexionar sobre mensajes clave a transmitir, recopilar datos objetivos y ejemplos concretos, gestión documental, cumplimentación de formatos, revisión de otros ejercicios…etc,.
Un promedio de 30 minutos de preparación de la sesión por reporte directo a evaluar suele ser suficiente.
Y como la preparación del colaborador/a que va a ser evaluado/a, también es necesaria, no cuesta nada lanzar una convocatoria con las instrucciones – a modo de recordatorio- una semana de antelación. ¿A qué no?
Puede ayudar a la preparación de ambas partes, que el/la evaluador/a solicite / disponga en el momento de realizar la convocatoria de reunión, la “autoevaluación” con el formato habitual, con el fin de que le sea devuelta antes de que tenga lugar la sesión. Así será posible conocer la autopercepción del colaborador/a, y en ciertas ocasiones, gestionar sus expectativas, así como reflexionar sobre el propio criterio evaluador.
Para el/la colaborador/a es un ejercicio que le permite reflexionar objetivamente sobre los aspectos que se abordan en la Evaluación del desempeño. En su caso, la concreción y aportación de detalles y hechos concretos también se requiere.
2. Atención plena
Por muy “casual” que sea una organización, y muy cercano un estilo de dirección, es raro que no se genere un cierto nerviosismo cuando se trata de dar y recibir feedback sobre el desempeño. Es la reunión formal por excelencia en lo que respecta a feedback.
La privacidad y la atención plena van a permitir que la comunicación se centre en lo realmente importante en ese momento. Llamadas, emails, mensajes e interrupciones de cualquier tipo, rompen el ritmo y la concentración, y pueden ser muy molestas para el/la colaborador/a. Asegurarse de que no habrá interrupciones ni distracciones es un básico.
3. Armonía
Encontrarse cómodos suele ayudar a promover el intercambio de opiniones y diálogo. Si las interrupciones distraen, también puede dificultar la concentración e impedir una Evaluación del desempeño de calidad, que la sesión tenga lugar en un espacio desordenado, mal ventilado, con una mesa llena de papeles y objetos, y prácticamente sin espacio libre.
El espacio donde la reunión tenga lugar debería estar limpio y ordenado, y ser un entorno agradable o al menos: ventilado, correctamente iluminado, con la temperatura adecuada y con agua.
4. Dialogo estructurado
El evaluador o evaluadora debe liderar la conversación y el ritmo. También debe transmitir los mensajes de forma estructurada, y asegurarse de su comprensión, así como promover que el colaborador/a aporte sus ideas, comentarios, diferencias de opinión, preocupaciones y sugerencias.
Realmente, la Evaluación del desempeño enfocada como un monologo unilateral, se aleja del objetivo de la sesión, es decir, que el colaborador/a pueda mejorar mediante acuerdos alcanzados con su responsable directo.
Facilitar la comprensión de la información está en manos de quien la transmite.
5. Emociones. El quinto de los consejos para liderar una Evaluación del desempeño
En función de los mensajes transmitidos, o simplemente del estado de ánimo del evaluado/a, este último puede sentirse disgustado/a, molesto/a, incluso enfadado/a.
Independientemente de lo que se considere aceptable en una organización en cuanto a expresar emociones, permitir que estas se expresen durante la sesión -con límites razonables- puede ser enriquecedor y permitir reconducir una sesión con éxito.
En caso de que la emocionalidad no permita avanzar, recomendamos que no se acelere la finalización del ejercicio. El objetivo no es que manager y evaluado/a firmen un documento. Una alternativa a valorar es interrumpir la sesión y retomarla con serenidad en otro momento.
6. Asertividad
Los mensajes ambiguos no suelen dar buen resultado cuando se realiza una Evaluación del desempeño. Algunos managers no se sienten cómodos dando feedback de mejora, y pueden caer en la trampa de los mensajes ambiguos.
A no ser que el colaborador/a sea asertivo/a y verbalice que no ha comprendido que se espera de ella o de él, se puede finalizar la sesión sin haber transmitido lo que se quería transmitir inicialmente.
Una pregunta cómo “¿Con que mensaje o mensajes claves te quedas de nuestra conversación?” puede ser una forma de asegurase de la comprensión del mensaje, y de no ser así, permitirá clarificarlo.
7. Constructiva
Incluso cuando la valoración final no es positiva, el enfoque que se dé a la conversación puede permitir llegar a acuerdos en aspectos de mejora. No olvidemos que el objetivo es la mejora, y que, de conseguir llegar a acuerdos, tras las argumentaciones necesarias, la percepción de la sesión será mucho más favorable.
8. Predecible
No hay nada peor que aquellas evaluaciones del desempeño donde el mensaje transmitido deja” noqueado/a” al colaborador/a que no esperaba tales mensajes tras, habitualmente, un año de colaboración en el que ha habido sobradas ocasiones para proporcionar feedback e indicar acciones y/o comportamientos a mejorar o cambiar.
¿Hay algún motivo para no dar pautas de mejora durante el periodo previo a la Evaluación del desempeño? No. No lo hay.
9. Coherente
No será probablemente la primera vez que en el departamento de recursos humanos se escuche a un manager comentar que su evaluación será “suave” para compensar otros aspectos, como una promoción no conseguida o un incremento salarial que no tendrá lugar.
El valor de la herramienta radica en la sinceridad y objetividad. Convertirla en un “premio de consolación” desvirtúa por completo el objetivo, y es un juego arriesgado que normalmente no pasará desapercibido por quien es evaluado/a.
10. Tu huella. El último de los consejos para liderar una Evaluación del desempeño
Y concluimos estos 10 consejos para liderar una Evaluación del desempeño, comentando que pese a ser un proceso casi siempre estandarizado y supervisado por el departamento de recursos humanos, aportar aquello que es “personal e intransferible”, el estilo y “toque” personal de quien evalúa, puede marcar la diferencia para obtener el sello de calidad.
Para unos puede ser el romper el hielo con una maravillosa infusión y frutos secos, y para otros el sentido del humor o la habilidad para que incluso el mensaje más difícil se acepte.
¿Qué te parece? ¿Vas a compartir estos 10 consejos para liderar una Evaluación del desempeño con ese/a manager en quien estás pensando?
No podemos liderar las reuniones por ti. Si podemos ayudarte en todo lo demás relacionado con la calidad del proceso de Evaluación del desempeño ? From HR to HR.
Artículo escrito por Mai Ulloa, especialista en recursos humanos:
¿Quieres leer más artículos escritos por Mai Ulloa? Aquí tienes dos interesantes ejemplos de conocimiento en dirección de recursos humanos.
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