En este artículo os vamos a contar una buena práctica de recursos humanos, original, económica (por partida doble) y divertida, dirigida a promover la puntualidad en las reuniones de trabajo.
Sí, ya sabemos que se habla mucho sobre la eficiencia de las reuniones. Participamos en muchas y de diversos tipos, y tanto quienes las coordinan y/o lideran, como quienes participan, no siempre terminan satisfechos del tiempo invertido por diversos factores.
En 2022 publicamos un recopilatorio sobre la eficiencia en las reuniones centrado en 26 ideas y buenas prácticas para conseguir reuniones más eficientes que aplican CEOs de éxito
Y es que son muchos los aspectos a tener en cuenta para conseguir que una reunión de trabajo sea valorada favorablemente. Y unánimemente, casi imposible. No es inusual escuchar debates acerca de la idoneidad de los participantes necesarios vs los opcionales, el contenido de la agenda en relación con los objetivos prioritarios, la coordinación de la disponibilidad de quienes participan, el canal presencial u online, las características del espacio donde tiene lugar el meeting, la ubicación y número de las conexiones y puertos, el papel de la figura facilitadora, los breaks excesivos o insuficientes, lo productivo o improductivo del meeting, el acta, el seguimiento, y por supuesto, el cumplimiento del tiempo agendado. Obviemos la temperatura de la sala y la calidad del catering.
Si coordinas, facilitas, lideras o participas en meetings corporativos, te habrás dado cuenta de que a muchos profesionales les cuesta ser disciplinados cuando se trata de personarse o conectarse a la hora acordada para participar en una reunión a la que han sido convocados. La famosa impuntualidad.
En este aspecto nos vamos a centrar en esta ocasión en Best Practices Forum, en la eficiencia de las reuniones y el cumplimiento del tiempo agendado, y en concreto, en la puntualidad de las personas convocadas a reuniones.
Una contexto habitual sobre la puntualidad en las reuniones
La impuntualidad en la cultura de la urgencia
Puedes pensar, -Vaya novedad-. Ya, pero falta un pequeño gran detalle: nos centraremos en la puntualidad de los integrantes de un comité de dirección. ¿Más interesante así?
Y si además añadimos que este el equipo directivo en cuestión pertenece a una organización donde predomina la cultura de la urgencia top-down y bottom-up, y que debido a gestiones, emails y llamadas que parecen no poder esperar, las reuniones se retrasan de forma tan habitual, que casi se deja de dar importancia al hecho de que exista una hora de inicio, aun mejor, ¿no?
Time Keeper
La eficiencia de este tipo de reuniones casi nunca está garantizada, como tampoco lo está la puntualidad. Si ya es complicado conseguir que todas las personas pertenecientes a este colectivo lleguen a un consenso en cuanto a su disponibilidad para fijar una fecha, una hora, una ubicación, o un canal, que la reunión comience puntual suele ser complicado.
Y cuando el inicio se retrasa, normalmente todo se retrasa: las intervenciones, los descansos, la comida, y por supuesto el cierre de la reunión. Los diez minutos de cortesía se convierten en veinte, y se acumulan los retrasos en la agenda con los consiguientes enfados de quienes si son puntuales, los compromisos personales trastocados, etc.
No siempre es una figura de Assistant quien hace las funciones de facilitador/a de este tipo de sesiones. En algunas empresas la figura no existe o no participa en el ejercicio, y es el propio equipo por turnos quien gestiona algunos aspectos de las reuniones como la figura de “time keeper”. Es nuestro caso.
El cuento de Pedro y el Lobo
Hay quien es impuntual por (digamos) naturaleza, y quien no lo es y está programado/a para comenzar un meeting a la hora “o´clock”.
Cuando hasta estos últimos se retrasan porque como en el cuento de “Pedro y el Lobo” se preguntan “Para que voy a llegar a la hora si no habrá llegado nadie”, tal vez haya llegado el momento de hacer algo diferente.
Cuando se ha probado casi todo, comentarios en privado, comentarios en público, toques de atención, llamadas al respeto hacia las agendas ajenas, conversaciones reflexivas, miradas asesinas, – y nada funciona, ¿Qué se puede hacer para conseguir que no haya retrasos en la hora programada para el inicio de las reuniones? O sin eufemismos,
¿Cómo conseguir la puntualidad en las reuniones de trabajo?
A veces una idea espontánea y poco convencional, puede conseguir lo que no se ha logrado anteriormente.
Romper con la dinámica esperada cuesta 3 € – La hucha
¿Qué podría romper con la dinámica de la impuntualidad? Pues en este caso, una idea espontanea e irreflexiva. Un impulso. La hucha con forma de cerdito que la DRH compró por valor de 3€ y que dejó sobre la mesa de la sala de reuniones donde la sesión comenzaría al día siguiente.
La sorpresa. Promoviendo la puntualidad en las reuniones
Allí la encontraron los miembros del comité, que a medida en que se iban incorporando preguntaban: “¿Y esto?, y la respuesta de la dirección de recursos humanos era: “Esto es un cerdito que se alimentará con los euros de quien llegue tarde a las convocatorias. Cada minuto de retraso 1 €, y aplicaremos la misma “normativa” al regreso tras los descansos o la comida.”
Golpe de efecto conseguido. Atención plena conseguida. El equipo directivo, en parte ojiplático, en parte extrañado y en parte con cara de que se había despertado su espíritu lúdico y competitivo. El mismo del juego de las sillas.
La celebración de una iniciativa espontanea
En ocasiones una iniciativa espontanea, que se sale de lo protocolario, con un toque de humor, y con un coste simbólico, funciona mejor que cualquier otra iniciativa más convencional.
Tras la sorpresa y las risas, los participantes presentes celebraron la idea. Se había captado la atención, y fueron ellos quienes reclamaban el dinero a quienes llegaban tarde explicándoles la “nueva normativa vigente”
Como si de niños se tratara, la “buena práctica” fue adoptada con mucha facilidad. Era un juego en el que nadie quería perder y por tanto, corrían hacia la sala de reuniones exclamando “¡Faltan 30 segundos!”.
El resultado de esta buena práctica para puntualidad en las reuniones de trabajo
Se redujo drásticamente la impuntualidad en las reuniones y algunos directivos adoptaron la práctica para sus propios meetings con sus respectivos equipos.
Seguro que a muchos se os pondrán los pelos de punta al imaginar la visión de un cerdito hucha presidiendo una mesa de un comité ejecutivo. No todos los foros se prestan y tal vez no haga falta ser tan “disruptivo/a”, aunque cuando nada funciona, probar algo nuevo y diferente en el entorno adecuado, es una alternativa a explorar.
Por cierto, ¿Te has preguntado por el destino del dinero “incautado”? Nosotros también. Se invertía en desayunos o comidas con el propio equipo que generaba la recaudación.
Conclusiones de esta práctica dirigida a promover la puntualidad en las reuniones de trabajo.
- Conseguir puntualidad en el inicio de una reunión es posible.
- La espontaneidad es un tesoro.
- Diversión y eficiencia no son antónimos.
- Innovar no siempre es sinónimo de importantes inversiones y largos procesos de pensamiento creativo.
- La eficiencia de las reuniones se puede mejorar
Y tú, ¿Crees que funcionaría esta buena práctica de puntualidad en las reuniones en tu organización? ¿Estas satisfecho/a con la eficiencia de las reuniones que lideras, facilitas o en las que participas? ¿Cómo las evaluarías si te dieran la oportunidad?
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