En este artículo se presentan 5 prácticas e ideas para el plan de bienvenida que facilitan la incorporación de un/a trabajador/a a la empresa, desde el primer día. Las buenas prácticas que vamos a presentar, habitualmente, se desarrollan en el primer día de trabajo del/la nuevo/a colaborador/a y tienen como objetivo conseguir una rápida y exitosa incorporación. Con estos ejemplos repasamos en qué consiste cada práctica, algunas ideas para su aplicación y los beneficios tanto para el/la profesional como para la empresa.
Estas buenas prácticas de recursos humanos suele formar parte del plan de acogida. Las 5 prácticas de onboarding que vamos a desarrollar son:
- Mail de anuncio al equipo
- Manual de acogida
- Pack de bienvenida
- El primer mail
- Atención del responsable directo y de RRHH
5 buenas prácticas e ideas del plan de bienvenida para el primer día
1. Mail de anuncio al equipo. La primera ideas del plan de bienvenida
Esta acción tiene como finalidad anunciar a la plantilla la incorporación de una persona al equipo mediante un mensaje electrónico. Habitualmente este anuncio se realiza a través del correo electrónico, aunque algunas empresas suman otros canales como: redes sociales internas, tablones de anuncios, newsletters, revista corporativa, pantallas digitales, etc.
El mail se envía a los compañeros. El contenido puede incluir la siguiente información: nombre, fotografía, fecha de la incorporación, departamento, puesto de trabajo y datos de contacto, entre otra información.
En algunas empresas se da un paso más y se incluyen mini entrevistas a los nuevos incorporados. Algunas preguntas que suelen aparecer en las entrevistas son: ¿Cuál ha sido tu trayectoria profesional hasta la fecha? ¿Cuáles son tus expectativas en esta nueva etapa? ¿Cuál es tu película/ libro favorito? ¿A qué dedicas tu tiempo libre?. Habitualmente la gestión de esta entrevista recae en una persona del departamento de recursos humanos.
En ocasiones, la entrevista puede incluir fotografías de la persona realizando una de sus actividades favoritas.
Esta buena práctica en el proceso de acogida favorece en dos ámbitos principalmente: por un lado, a nivel funcional, pues permite conocer los cambios internos dentro de la compañía; por otro, favorece la interacción del/la nuevo/a empleado/a con sus compañeros.
Si te estás replanteando tu proceso de onboarding, quizás te pueda interesar este artículo de BPFeedback:
2. Manual de acogida
La segunda buena práctica es el manual de acogida como parte del plan de acogida. Este documento informa a la persona recién incorporada sobre aspectos importantes de la compañía y de su puesto de trabajo. Algunos de los apartados que suelen incluirse en el manual son:
- Información sobre la empresa: carta de presentación; misión, visión y valores, datos de facturación, presencia nacional e internacional, políticas de calidad, equipo directivo, etc.
- Procedimientos: normas y procedimientos internos, jerga de la compañía, funciones de los distintos departamentos, etc.
- Información logística: cómo llegar al centro de trabajo, datos de la empresa (teléfono, dirección, código postal, etc.), restaurantes de la zona, etc.
- Puesto de trabajo: descripción del puesto, organigrama del departamento, checklist del proceso de onboarding, políticas de incentivos, etc.
- Desarrollo profesional: planes de carrera, sistema de promociones, plan formativo, etc.
- Condiciones laborales: beneficios sociales, días de pago, gestión de ausencias, información sobre seguridad, etc.
- Buenas prácticas internas: revista corporativa, encuestas de clima laboral, evento anual, evaluación del desempeño, etc.
Por lo tanto, el manual de acogida facilita a los trabajadores conocer la información clave de la compañía de una forma ordenada y homogénea. Además, facilita la integración del/la nuevo/a empleado/a y refuerza la implicación de este en el proyecto empresarial.
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3. Pack de bienvenida
Muchas veces relacionada con la anterior práctica, el pack de bienvenida o Welcome pack es un detalle que suele incluir gadgets prácticos para el día a día en la empresa o, simplemente, algunos obsequios de bienvenida. El diseño, la originalidad y la practicidad son las claves del éxito de este pack, que puede constar de tazas personalizadas, mochilas, libretas, bolígrafos, USB, fruta fresca…. Los logos corporativos, la difusión de los valores y algunos mensajes de bienvenida son parte de la grafía que se expone en este pack.
El pack de bienvenida es un recurso que ayuda a reforzar el employer branding.
Sabías que en nuestro entorno, exclusivo para profesionales de recursos humanos, tenemos publicados 42 artículos sobre buenas prácticas y casos de éxito de onboarding. Algunos de los casos de éxito publicados, contados por los propios profesionales de recursos humanos, son:
- El manual de acogida virtual de Fundación Aspros
- El preonboarding de LAMP
- Formación intensiva en el proceso de onboarding de Super Efectivo
- Digitalización del proceso de onboarding de Tekniker
- Plan de bienvenida del Parque de atracciones del Tibidabo
- Welcome pack de Inibsa
4. El primer mail
Otra sencilla buena práctica consiste en que, cuando el/la empleado/a accede por primera vez a su ordenador o sesión, recibe un mail de bienvenida, generalmente enviado por el departamento de RRHH, donde se le informa, entre otras cosas, de las diferentes actividades y etapas de su plan de bienvenida.
Algunas de las informaciones que suele incluir este mail, además de un mensaje de bienvenida, son:
- Calendario de acciones.
- Agenda de las personas con las que se va a reunir.
- Documentación que se le va a entregar.
- Horario de los primeros días.
- Claves de acceso a programas internos.
Esta acción ayuda al/la empleado/a a conocer su agenda y proceso de onboarding mediante un documento corporativo que está, generalmente, personalizado.
5. Atención del responsable directo y de RRHH. La idea con mayor impacto en el plan de bienvenida
Finalmente, el acompañamiento del responsable directo, a veces con el apoyo de RRHH, durante el primer día del/la trabajador/a. Este acompañamiento puede constar de acciones como: desayunar y/o comer juntos, mantener charlas informales y distendidas, mostrar las instalaciones, explicar algunos procedimientos internos cotidianos, etc.
Esta atención es una buena manera de iniciar una relación profesional entre mánager y colaborador/a, ayuda a conocer el feedback del/la nuevo/a empleado/a y favorece a una rápida integración en el equipo.
Deseamos que este artículo con las 5 prácticas e ideas para el plan de bienvenida que facilitan la incorporación de un trabajador/a, desde el primer día os sea de utilidad para aplicar en vuestra compañía.
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