Desde Best Practices Forum queremos destacar el caso de éxito en la digitalización de los procesos de selección de Alannia Resorts. ¡Gracias Cristina Tello, directora de Gestión de Personas de Alannia Resorts, por exponernos este caso de éxito!
Alannia Resorts es la división turística de Grupo Marjal, cadena de camping resorts, actualmente en expansión, con presencia a lo largo del arco mediterráneo. Los establecimientos de la marca se caracterizan por disponer de diferentes opciones alojativas -desde parcelas de camping hasta bungalows- con todo tipo de servicios -desde el área de restauración hasta supermercados, pasando por gimnasios y spa.
Desde 2018, Alannia Resorts ha apostado por la digitalización de sus procesos de selección, enfocándose en una mejor experiencia de los candidatos y marca empleadora. Gracias a la implementación del sistema que describimos a continuación, se ha logrado acompañar la estrategia de crecimiento de la compañía, de una mayor eficiencia en los procesos de selección, una mayor independencia de las herramientas de selección externas y una mejor experiencia para el/la candidata/a.
Caso de éxito en recursos humanos en digitalización de procesos de selección
Dimensiones de contratación en Alannia Resorts
Alannia Resorts realiza un promedio de 400 contratos al año, y actualmente cuenta con una bolsa de unos 15.000 candidatos.
La estacionalidad influye en el volumen de contrataciones, cuyo pico se concentra en el periodo que transcurre entre los meses de abril y septiembre. El 80% de contrataciones se produce en estas fechas.
Expansión y procesos de selección
En los 4 últimos años se han sumado 3 nuevos establecimientos a la cadena, que ha crecido un 150%, con 5 establecimientos en total. La tendencia del plan estratégico de expansión es continuar con el crecimiento, generando un impacto importante en el área de selección que, para afrontar el volumen de trabajo y la eficiencia requerida, decide estandarizar ciertos procedimientos.
Previo al crecimiento de la última etapa de la empresa, los procesos de selección eran gestionados por una persona. Hoy en día, dependiendo del momento y de la temporada, entre 3 y 4 personas participan en la gestión de los procesos de selección.
La apuesta por la digitalización de los procesos de selección
Ante este escenario, la empresa optó por la transformación tecnológica del área de selección, la transformación digital de los procesos de selección, implantando herramientas digitales que permitirían agilizar ciertas fases del proceso, poder evaluar aún mejor el ajuste de los candidatos, y mejorar la experiencia de estos. La solución elegida fue BIZNEO, un ATS de Reclutamiento o Applicant Tracking Systems, además de la video-entrevista, utilizada en algunos puestos.
Digitalización del proceso de selección
La experiencia del/la candidato/a en Alannia
Los candidatos pueden consultar las vacantes existentes mediante el acceso al “jobsite” https://jobs.alanniaresorts.com/trabaja-con-nosotros-es/ en el que además del buscador de ofertas de empleo, pueden conocer las principales ventajas de trabajar en Alannia Resorts, las diferentes áreas de negocio, y la experiencia de otros colaboradores mediante sus testimonios en formato video.
Aquellos candidatos suscritos a las vacantes de Alannia Resorts, pueden acceder e inscribirse a las ofertas vía diversos portales de empleo como Linkedin, Infojobs, Turijobs, bolsas de empleo de algunas Universidades, etc.; Una vez inscritos en la oferta que les interese en el portal que deseen, el ATS consolida todas las candidaturas recibidas desde los diferentes portales en una única plataforma, facilitando mucho la evaluación de los candidatos y agilizando el proceso de selección de personal.
El primer contacto con el/la candidato/a
En función de las posiciones publicadas, el primer contacto con la empresa varia. En unos casos se realiza un primer contacto y una primera entrevista telefónicamente. En otros casos, los candidatos reciben un enlace para realizar una video-entrevista en la que responden 3- 4 preguntas importantes para la compañía.
La video-entrevista en diferido de Alannia
La plataforma está sincronizada con el ATS. Cuando se revisa el CV de una candidatura interesante y se habilita la opción de envío de video-entrevista, el/la candidato/a recibe un link de acceso -habilitado durante un tiempo limitado razonable- para la realización de esta.
- El/la candidato/a se graba respondiendo ciertas preguntas que varían en función de la posición, y que suelen ir orientadas a evaluar el interés por el puesto y ciertas competencias transversales para la compañía.
- Las preguntas y respuestas se realizan simultáneamente, por lo que los candidatos no pueden conocer la pregunta antes de grabar su respuesta.
- El ATS permite conocer el estado de realización de la tarea asignada a los candidatos. Este aspecto supone un plus para el equipo de selección, pudiendo valorar el interés de quien opta a la posición.
La experiencia del/la candidato/a en la video-entrevista
Al inicio de la video entrevista, los candidatos suelen mostrarse nerviosos. Sin embargo, cuando conocen el sistema, se relajan y responden de manera natural. La herramienta les ofrece la sencillez y transparencia que buscan, y como resultado, más del 85% de los candidatos se muestran satisfechos con la experiencia.
Los resultados de la video-entrevista
Se trata de un proceso sencillo, una línea de comunicación transparente, y un sistema que reduce los tiempos en las fases iniciales del proceso de selección, evidenciando adicionalmente el interés por el puesto y las competencias digitales de los candidatos.
El seguimiento
El seguimiento de cualquier proceso de selección se realiza desde el ATS. Cada oferta está dividida en fases: “Nuevos candidatos”, “En proceso”, “Entrevista telefónica” y “Finalistas”. Las candidaturas se van “desplazando” en función de la etapa del proceso en la que se encuentren: desde el primer contacto telefónico hasta su incorporación o desestimación.
El cierre del proceso de selección
Una vez que se elige el/la candidato/a final, se le comunica oficialmente de manera oficial. Este/a recibe un email de bienvenida en el que se incluye información importante como lugar y fecha de incorporación. En este mismo paso del proceso se le solicita la documentación que la empresa necesita para realizar los trámites de alta.
El impacto de la digitalización de los procesos de selección en Alannia
La herramienta analiza una serie de KPI’s. Los datos obtenidos se utilizan para la mejora constante del proceso de selección, siendo de ayuda para valorar alternativas que permitan conseguir la máxima visibilidad en la publicación de vacantes, y optimizar el desarrollo del área de selección del talento.
Algunos de los KPI’s que medimos es el número de candidaturas que se reciben desde los diferentes portales de empleo con los que trabajamos. Con ello, somos capaces de detectar qué canales nos ofrecen mayor visibilidad en los procesos y, en consecuencia, los utilizamos de manera más recurrente.
Del mismo modo, es importante medir el índice de calidad de los candidatos. Es decir, aporta valor no sólo tener información sobre qué canales ofrecen más candidaturas, si no cuantos de estos candidatos avanzan hasta las fases finales del proceso.
Declaraciones de Cristina Tello, directora de Gestión de Personas:
“La digitalización en el área de selección permite hacer frente a uno de los grandes desafíos que sufren las organizaciones: atraer talento. Ha permitido disminuir alrededor de un 50% el tiempo dedicado a este proceso por parte del departamento de Gestión de Personas. Y no sólo queda ahí, ha permitido generar una interacción entre candidato/a y reclutador/a que influye directamente tanto en la permanencia del/ de la empleado/a en la compañía, como en el papel que juega como embajador/a de la marca. Otro aspecto positivo de la digitalización es el alcance que tienen los procesos de selección. Los candidatos de la base de datos de Alannia Resorts se han multiplicado por diez y se ha conseguido una menor dependencia de herramientas externas”
¡Enhorabuena a Alannia Resorts por este caso de éxito en la digitalización de los procesos de selección!
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